派遣コーディネーターの典型的な1日
派遣コーディネーターは、派遣会社の現場最前線です。スタッフ管理・案件マッチング・派遣先対応・書類作成など、業務範囲は驚くほど広範です。
典型的な1日は以下のように構成されます。
| 時間帯 | 業務 | 想定時間 | |---|---|---| | 9:00-10:00 | メール返信、スタッフからの電話対応 | 1h | | 10:00-11:30 | 新規案件のマッチング作業 | 1.5h | | 11:30-12:30 | 派遣先訪問・電話商談 | 1h | | 13:30-14:30 | スタッフ面談（来社対応） | 1h | | 14:30-15:30 | 契約書作成・修正 | 1h | | 15:30-16:30 | 勤怠確認・修正、給与計算入力 | 1h | | 16:30-17:30 | 月末請求準備、書類整理 | 1h | | 17:30-18:30 | 翌日準備、社内連絡 | 1h |
業務の 約4〜5時間が「定型・繰り返し作業」 で占められています。ここがシステム化の最大のレバレッジポイントです。
効率化テーマ1: マッチング作業の自動化
現状の問題
マッチング作業は、コーディネーターの経験と勘に大きく依存しています。1日に複数案件を扱うと、スタッフ全体の中から最適な人を選ぶのに各案件30〜60分かかります。
システム活用の効果
AIマッチング機能を持つシステム（CastingONEなど）を活用すると、以下の効果が見込まれます。
- マッチング作業時間: 30分→5分（約80%削減）
- マッチング精度: 経験5年級コーディネーター並みの提案
- 未稼働スタッフの可視化: 自動で再アプローチ対象を抽出
効果試算
1日3案件×30分=90分 → 1日3案件×5分=15分。1日75分、月25時間の削減。
効率化テーマ2: 勤怠・給与処理の自動化
現状の問題
タイムシートの入力・修正、勤怠締めの確認、給与計算データの作成と、月末は事務作業に追われます。コーディネーターが本業（マッチング・営業）に集中できない月末症候群が発生します。
システム活用の効果
勤怠管理システム（DigiSheet、e-naviタイムシートなど）と派遣管理システムが連携すると、以下が実現できます。
- スタッフからWebでタイムシート入力
- 派遣先からWebで承認
- 自動集計・差異チェック
- 給与計算データの自動生成
効果試算
月末3日間×8時間=24時間 → 月末1日×4時間=4時間。月20時間の削減。
効率化テーマ3: スタッフセルフサービス
現状の問題
スタッフから「給与明細送って」「次の派遣先決まった？」「有給残何日？」といった問い合わせ電話が、1日に数十件入ります。
システム活用の効果
スタッフマイページ機能（CROSS STAFF、スタッフナビゲーターなど）で、以下がスタッフ自身で確認できます。
- 給与明細のオンライン確認
- 次回の派遣先・スケジュール
- 有給残日数
- 自分の経歴・スキル更新
効果試算
問い合わせ対応1件平均5分×30件/日 = 2.5時間/日 → 0.5時間/日。月40時間の削減。
効率化テーマ4: 契約書類の自動生成
現状の問題
派遣個別契約書、労働条件通知書、派遣元管理台帳など、案件ごとに書類を作成します。Word/Excelで雛形を流用しても、転記ミスや法定記載事項の漏れが発生します。
システム活用の効果
システムから自動で書類を生成すると、以下が実現できます。
- 案件情報を入力すれば全書類が自動生成
- 法定記載事項のチェック自動化
- 電子契約への移行で送付・押印工数削減
効果試算
書類作成30分/案件×3案件/日 = 90分 → 5分×3 = 15分。月15時間の削減。
合計効果試算
| テーマ | 月削減時間 | |---|---| | マッチング自動化 | 25時間 | | 勤怠・給与処理 | 20時間 | | スタッフセルフサービス | 40時間 | | 契約書類自動生成 | 15時間 | | 合計 | 100時間 |
コーディネーター1人あたり 月100時間 の削減効果。これにより、コーディネーター1人で管理できるスタッフ数が 1.5〜2倍 に増えます。
システム導入後の役割再定義
削減された時間は、以下の高付加価値業務に振り分けることをおすすめします。
- スタッフキャリア・コンサルティング（法定義務）
- 新規派遣先開拓（営業）
- 既存派遣先との関係深化
- スタッフの離職予兆検知と対応
単純な事務処理を減らし、人間にしかできない仕事にシフトすることで、派遣会社全体の 生産性 = 売上 / 人件費 が改善します。
編集部からの推奨
コーディネーターの効率化は、システム導入で最も短期間に効果が見える領域です。スタッフ数100名以上の派遣会社では、AIマッチング・スタッフセルフサービス・勤怠連携の3点セットを満たすシステムを選ぶことをおすすめします。
→ コーディネーター業務に強いシステムを比較 → AIマッチング搭載システム